PERATURAN PELAKSANAAN MAJELIS JEMAAT NOMOR 8
GPIB JEMAAT “GETSEMANI” BALIKPAPAN
Tentang
KANTOR
MAJELIS JEMAAT
DAN KEPEGAWAIAN
Pasal
1
Pengertian
1.
KantorMajelisJemaat
1.1.
Kantor
Majelis Jemaat adalah wadah yang
disiapkan dan digunakan oleh Majelis Jemaat
untuk mengelola :
1.1.1
Administrasi Jemaat
1.1.2
Penyimpanan Arsip Jemaat
1.1.3
Pengorganisasian
penyelenggaraan Persekutuan, Pelayanan dan Kesaksian Jemaat
1.1.4
Perbendaharaan Jemaat.
1.2.
Kantor
Majelis Jemaat dipimpin oleh seorang Kepala Kantor dengan struktur dan tata kerjayang ditetapkan tersendiri.
1.3.
Penyelenggaraan
Kantor Majelis Jemaatberpedoman pada :
1.3.1.
Tata Gereja GPIB Tahun 2010 Peraturan No. 11 tentang Kantor
1.3.2.
Peraturan Pelaksanaan Majelis Jemaat Nomor 8t entang
Kantor Majelis Jemaat dan Kepegawaian GPIB
Jemaat “GETSEMANI” Balikpapan.
1.3.3.
Keputusan Sidang
Majelis Jemaat dan Rapat Pelaksana Harian Majelis Jemaat.
1.4.
Landasan formal pembentukan kantor Majelis
Jemaat adalah Tata Gereja GPIB Tahun 2010
Peraturan Pokok I tentang Jemaat
Pasal 15.
2.
Kepegawaian.
2.1 Pegawai Kantor
Majelis Jemaat adalah mereka yang diangkat dan ditetapkan
dengan Surat Keputusan Majelis Jemaat atau Surat Keputusan Majelis Sinode, untuk
mengerjakan ketata-usahaan penatalayanan jemaat
dibawah arahan Pelaksana Harian Majelis Jemaat berdasarkan :
2.1.1. Tata Gereja
GPIB Tahun 2010 Peraturan Nomor 10 tentang
Kepegawaian GPIB
2.1.2. Peraturan Pelaksanaan Majelis Jemaat Nomor
8 tentang Kantor Majelis Jemaat dan Kepegawaian GPIB Jemaat “GETSEMANI”Balikpapan dan Petunjuk
Teknis nya.
2.1.3. Keputusan Sidang
Majelis Jemaat
2.1.4. Rapat
Pelaksana Harian Majelis Jemaat
2.2 Pegawai Kantor MajelisJemaat, terdiri atas:
2.2.1.Pegawai GPIB
2.2.2.Pegawai Lokal, yang terdiri atas :
2.2.2.1.Pegawai Tetap,
2.2.2.2.Pegawai Honorer
2.2.2.3.Pegawai Lepas.
Pasal 2
Fungsi dan Tempat Kedudukan
1.
Kantor
Majelis Jemaat berfungsi sebagai perangkat penunjang
pelaksanaan tugas para fungsionaris pelayanan Gereja di jemaat yang meliputi :
1.1.
Pengorganisasian penyelenggaraan pelayanan dan kesaksian
1.2.
Pendataan
1.3.
Pengarsipan
1.4.
Sistematisasi informasi
1.5.
Komunikasi
1.6.
Perencanaan
dan pengembangan kegiatan jemaat.
1.7.
Tata Usaha
1.8.
Dokumentasi
1.9.
Perbendaharaan
2.
Kantor Majelis Jemaat berkedudukan di wilayah pelayanan GPIB Jemaat “GETSEMANI” Balikpapan.
Pasal3
Susunan Organisasi
1.
Organisasi
Kantor Majelis Jemaat terdiri dari :
1.1.
Kepala Kantor
1.2.
Bagian-bagian
1.2.1.
Bagian Administrasi
1.2.2.
Bagian Keuangan
1.2.3.
Bagian Kepegawaian
1.2.4.
Bagian Umum dan Sarana Ibadah
1.3.
Unit Pelayanan
2.
Kepala Kantor
2.1.
Kepala Kantor adalah warga sidi GPIB yang memenuhi persyaratan untuk jabatan Kepala
kantor, dan diangkat dengan Surat Keputusan Majelis Jemaat atau Surat Keputusan
Majelis Sinode GPIB atas usul Majelis
Jemaat.
2.2.
Kriteria,
persyaratan dan prosedur pengadaan Kepala Kantor diatur oleh Majelis Jemaat
dengan mengacu kepada Tata Gereja GPIB Tahun 2010 Peraturan No 10 tentang Kepegawaian GPIB.
2.3.
Kepala Kantor
tidak boleh merangkap sebagai Fungsionaris Majelis Jemaat atau Fungsionaris
Badan Pemeriksa Perbendaharaan Jemaat atau Pengurus Unit-Unit Misioner.
2.4.
Dalam hal
jabatan Kepala Kantor lowong karena berbagai sebab, maka seluruh kegiatan di
Kantor Majelis Jemaat dibawah koordinasi Sekretaris Pelaksana Harian
Majelis Jemaat sampai ditetapkannya Kepala Kantor yang baru.
2.5.
Jabatan
Kepala Kantor adalah jabatan struktural, karena itu berhak memperoleh tunjangan jabatan struktural.
2.6.
Status
kepegawaian Kepala Kantor adalah pegawai GPIB atau pegawai lokal tetap.
3.
Bagian-bagian
1.1. Bagian Administrasi
1.1.1.
Surat
Menyurat
1.2.1.1
Agenda dan arsip
1.2.1.2
Proses
membuat balasan surat, surat keputusan, bahan rapat, dan lain-lain).
1.1.2.
Produksi
1.1.2.1.
Pengetikan
1.1.2.2.
Penggandaan
1.1.2.3.
Surat-surat gerejawi (baptis, sidi, kawin dan kematian)
1.1.2.4.
Warta jemaat
dan tata ibadah
1.1.3.
Ekspedisi dan
komunikasi
1.1.3.1.
Pengiriman
1.1.3.2.
Telekomunikasidan
lain-lain.
1.1.4.
Data Jemaat
1.1.4.1.
Pendaftaran warga baru.
1.1.4.2.
Pengarsipan warga jemaat (baptis, sidi, kawin, dan kematian).
1.1.4.3.
Surat atestasi pindah.
1.1.4.4.
Kehadiran
dalam ibadahdan lain-lain.
1.2. Bagian Keuangan
1.2.1.
Pembukuan
1.2.2.
Kasir
1.2.3.
Pencatatan
Inventaris/asset
1.3. Bagian Umum dan Sarana Ibadah
1.3.1.
Penyiapan
ruangan dan perangkat ibadah.
1.3.2.
Rumahtangga.
1.3.3.
Kebersihan
dan keamanan.
1.3.4.
Transportasi/kendaraan.
1.3.5.
Pengadaandan
lain-lain.
1.4.
Bagian Kepegawaian
1.4.1.
Administrasi rekrutmen calon dan pengangkatan
1.4.2.
Record/rekam jejak, prestasi dan reputasi
1.4.3.
Administrasi kenaikan pangkat/golongan (biasa, luar biasa atau khusus)
1.4.4.
Administrasi mutasi
1.4.5.
Administrasi penggajian
2.
Unit Pelayanan
2.1.
Pengelolaan perpustakaan
2.2.
Pengelolaan
Gedung Serba Guna
2.3.
Pengelolaan
Guest House
P a s a l 4
Tugas dan Tanggungjawab
1.
Kepala Kantor
1.1.
Memimpin,
mengoordinasikan dan mengarahkan seluruh kegiatan rutin kantor Majelis Jemaat agar penyelenggaraan administrasi, keuangan, kepegawaian serta umum dan keamanan lingkungan berjalan baik dan lancar.
1.2.
Melaksanakan
keputusan-keputusan yang ditetapkan Sidang Majelis Jemaat atau Rapat Pelaksana
Harian Majelis Jemaat.
1.3.
Memimpin dan
mengarahkan seluruh pegawai kantor agar
melaksanakan tugas dan kewajiban masing-masing dengan penuh tanggung jawab.
1.4.
Mengawasi
kesiapan sarana dan prasarana sidang, rapat-rapat , dan pertemuan – pertemuan berupa
kesiapan ruangan, pembuatan dan pengiriman undangan rapat, bahan-bahan rapat
dan keperluan lainnya.
1.5.
Mengatur cuti
dan izin, serta kerja lembur karyawan.
1.6.
Mengawasipembuatandaftar gaji dan daftar lembur serta pembayaran kepada pegawai.
1.7.
Memberi
bantuan administrasi pada Unit-Unit Misioner.
1.8.
Bertanggungjawab
atas kebersihan, keamanan dan ketertiban gedung gereja, kantor, dan pastori beserta lingkungannya.
1.9.
Membuat
laporan kantor secara berkala setiap bulan, triwulan, semester dan tahunan.
1.10.
Melakukan
koordinasi dengan Pelaksana Harian Majelis Jemaat dalam pelaksanaan tugasnya,
dan bertanggung jawab kepada Pelaksana Harian Majelis Jemaat melalui Ketua dan
dan Sekretaris Pelaksana Harian Majelis Jemaat
1.11.
Membantu Pelaksana
Harian Majelis Jemaatdalam membuat konsep warta jemaat
1.12. Mengingatkan semua petugas ibadah
(Presbiter, Kantoria, Organis/Pianis, termasuk petugas multimedia dan
soundsystem) untuk mengikuti persiapan ibadah hari Minggu dan ibadah lainnya.
1.13.
Melakukan
konfirmasi kepada Pelayan Firman yang akan melayani pada ibadah hari Minggu
maupun ibadah lainnya.
2.
Bagian Tata Usaha
2.1.
Bertanggung-jawab atas kegiatan surat menyurat termasuk surat-surat gerejawi, undangan-undangan rapat dan pendistribusiannya.
2.2.
Bertanggung-jawab atas pelaksanaan pengagendaan / pengarsipan surat masuk dan keluar serta surat-surat penting lainnya, termasuk
pengerjaan dan penyimpanan kartu keanggotaan dan buku yang menyangkut gereja dan jemaat.
2.3.
Melaksanakan
dan bertanggung-jawab atas administrasi inventarisasi kantor, gedung Gereja dan pastori.
2.4.
Menerima
pendaftaran warga jemaat baru, menyiapkan surat atestasi masuk-keluar, pencatatan didalam buku-buku
seperti kelahiran, baptisan, sidi, perkawinan dan kematian.
2.5.
Melaksanakan
dan bertanggung-jawab atas pembuatan Warta Jemaat dan Tata Ibadah.
3. Bagian Keuangan
3.1.
Kasir
3.1.1.
Menerima dan bersama Bendahara Pelaksana Harian Majelis
Jemaat menghitung uang Persembahan dalam ibadah
hari Minggu dan ibadah-ibadah lainnya.
3.1.2.
Bertanggung
jawab atas penyimpanan uang kas jemaat berdasarkan petunjuk Bendahara Pelaksana
Harian Majelis Jemaat
3.1.3.
Mengeluarkan
uang untuk kegiatan operasional pelayanan, kantor dan pegawaiberdasarkan persetujuan Bendahara dan Ketua IV atau Ketua
Pelaksana Harian Majelis Jemaat.
3.1.4.
Menyetorkan
dan mengambil uang ke dan dari bank atas persetujuan Bendahara.
3.1.5.
Membuat
laporan posisi keuangan harian.
3.1.6.
Menyerahkan
bukti kas penerimaan dan pengeluaran kepada bagian pembukuan.
3.1.7.
Membayargajipegawaidanupahlembur.
3.2.
Tenaga
Pembukuan
3.2.1.
Bertanggung
jawab atas penyelenggaraan pembukuan sesuai dengan ketentuan perbendaharaan GPIB yang berlaku.
3.2.2.
Bertanggung
jawab atas pembuatan dan penyimpanan kartu-kartu yang berhubungan dengan
persembahan persepuluhan dan kartu-kartu lainnya.
3.2.3.
Menyimpan
bukti-bukti pembukuan.
4. Bagian Umum dan Sarana
Peribadahan
4.1.
Mengoordinir
tugas-tugas koster, kurir, dan pengemudi serta petugas urusan rumah tangga.
4.2.
Melaksanakan
dan bertanggungjawab atas kesiapan gedung gereja serta ruangan dan fasilitasnya untuk kebaktian dan
acara lainnya termasuk rapat-rapat sesuai dengan rencana dan jadwal penggunaannya.
4.3.
Melaksanakan
dan bertanggungjawab atas kebersihan dan kerapian serta perawatan terhadap
gedung dan ruangan gereja, kantor dan ruangan lain serta
lingkungannya.
4.4.
Melaporkan
segala kerusakan yang terjadi terhadap gedung dan ruangan beserta peralatannya
termasuk genset kepada Kepala Kantor.
4.5.
Menyiapkan
minuman dan makanan kecil untuk karyawan, peserta rapat dan tamu.
4.6.
Melaksanakan
dan bertanggung jawab terhadap pengaturan dan pemeliharaan kendaraan dinas dan
pengemudi.
4.7.
Menjalankan
tugas-tugas umum lainnya atas arahan Kepala Kantor.
4.8.
Melaksanakan
dan bertanggungjawab terhadap kurir, ekspedisi dan dinas luar.
5.
Bagian Kepegawaian
5.1.
Menyelenggarakan
administrasi kepegawaian yang menyangkut penerimaan, pengangkatan,
pemberhentian, perpindahan, kenaikan pangkat, pendidikan, pengajuan cuti,
pensiun dan lain-lain sesuai ketentuan GPIB yang berlaku.
5.2.
Menyusun
daftar gaji, daftar pembayaran lembur, daftar penyetoran iuran pensiun, jaminanperumahanharitua (JPHT) dan lain-lain.
5.3.
Merencanakan dan melaksanakan kegiatan-kegiatan yang bertujuan untuk
memperbaiki/meningkatkan kesejahteraan pegawai, kesehatan, rekreasi, olahraga,
kursus-kursus dan lain-lain.
Pasal 5
Arsip Jemaat
1.
Arsip Jemaat terdiri dari:
1.1. Daftar-daftar
:
1.1.1.
Warga Jemaat
1.1.2.
Baptisan Kudus
1.1.3.
Sidi Jemaat
1.1.4.
Nikah
1.1.5.
Kelahiran
1.1.6.
Kematian
1.1.7.
Atestasi
1.1.8.
Fungsionaris Majelis Jemaat, Fungsionaris Pelaksana
Harian Majelis Jemaat, dan Pengurus Unit-Unit
Misioner.
1.2.
Buku-buku :
1.2.1.
Notulen dan
Keputusan
1.2.2.
Laporan
Keadaan Jemaat
1.2.3.
Inventaris
1.2.4.
Administrasi
Keuangan
1.3.
Surat-surat:
1.3.1.
Masuk dan
Keluar
1.3.2.
Gerejawi
1.3.3.
Berharga
1.3.4.
Keputusan,
Tugas dan lain-lain.
1.4.
Daftar
buku-buku dan surat-surat lainnya sesuai perkembangan dan kebutuhan
1.5.
Laporan-laporan
Ketua Majelis Jemaat dan arsip penggembalaan.
1.6.
Bahan - bahan
Pembinaan (Presbiter dan Unit Misioner).
1.7.
Dokumentasi
dalam bentuk : photo, cd dan film, dan bentuk dokumentasi lainnya.
Pasal 6
Kepegawaian
1.
Penerimaan dan persyaratan
1.1.
Penerimaan
pegawai dilakukan oleh Pelaksana
Harian Majelis Jemaat sesuai kebutuhan melalui seleksi/saringan dan apabila
lulus seleksi harus mengikuti masa orientasi dan pelatihan (masa percobaan)
selama 3 (tiga) bulan.
1.2.
Persyaratan untuk dapat diterima sebagai calon pegawai local tetap adalah sebagai berikut :
1.2.1.
Pendidikan
dan pengalaman kerja sesuai kebutuhan pekerjaan.
1.2.2.
Bebas Narkoba
dan berbadan sehat, yang dibuktikan dengan Surat Keterangan dari
dokter pemerintah.
1.2.3.
Berkelakuan
baik yang dibuktikan dengan Surat Keterangan Catatan dari Kepolisian
(SKCK) setempat.
1.2.4.
Berusia
serendah-rendahnya 18 (delapan belas) tahun dan setinggi-tingginya 35 (tiga
puluh lima) tahun.
1.2.5.
Bersedia
menanda - tangani Surat Perjanjian Kerja Perorangan dengan Majelis Jemaat.
1.3.
Selama menjalani masa percobaan :
1.3.1.
Menerima gaji
sebesar 80%(delapan puluh persen) dari gaji pokok dan tunjangan lainnya sesuai
ketentuan yang berlaku
1.3.2.
Tidak
mendapat tunjangan pengobatan.
1.3.3.
Apabila yang bersangkutan tidak lulus
masa percobaan, maka langsung diadakan pemutusan hubungan kerja.
1.4.
Penerimaan
tenaga kerja tidak tetap/kontrak dilaksanakan oleh Pelaksana Harian Majelis Jemaat sesuai kebutuhan.
2. Pengangkatan.
2.1. Apabila lulus masa percobaan, calon pegawai diangkat
menjadi pegawai tetap.
2.2. Masa percobaan akan dihitung sebagai bagian dari masa
kerja.
2.3. Pengangkatan sebagai pegawai tetap GPIB ditetapkan dengan
Surat Keputusan Majelis Sinodeberdasarkan usulan Pelaksana
Harian Majelis Jemaat.
2.4. Pengangkatan pegawai lokal tetap ditetapkan dengan Surat
Keputusan Majelis Jemaat berdasarkan Keputusan Sidang Majelis Jemaat.
3. Pemberhentian
3.1.
Untuk pegawai
lokal tetap, honorer, dan tenaga lepas, pemberhentian dilakukan oleh Pelaksana
Harian Majelis Jemaat sesuai kontrak dan peraturan yang berlaku.
3.2.
Untuk pegawai tetap GPIB,
pemberhentian diusulkan oleh Pelaksana
Harian Majelis Jemaat berdasarkan keputusan Sidang Majelis Jemaat kepada Majelis
Sinode sesuai Tata Gereja GPIB yang berlaku.
4. Pengaturan lebih jauh tentang kepegawaian mengacu pada Tata Gereja GPIB Tahun 2010 Peraturan Nomor 10 tentang Kepegawaian
GPIB.
5. Pengaturan tentang pegawai lokal tetap, honorer, dan
tenaga lepas diatur secara khusus oleh Pelaksana Harian Majelis Jemaat dan disetujui
oleh Sidang Majelis Jemaat.
Pasal7
Sistem Penggajian
1. Untuk pegawai GPIB,
system penggajian mengacu pada Tata Gereja GPIB yang berlaku.
2.
Untuk pegawai lokal tetap, honorer, dan tenaga lepas, sistem penggajian
diatur oleh Pelaksana
Harian Majelis Jemaat PHMJ dengan
memperhatikan Tata Gereja GPIB dan peraturan perundang-undangan ketenaga-kerjaan yang berlaku dan harus mendapat persetujuan Sidang Majelis
Jemaat.
Pasal 8
Jam Kerja
1.
Jumlah jam
kerja dalam 1 (satu) minggu adalah 40 (empatpuluh) jam kerja diluar jam istirahat.
2.
Hari kerja
adalah 5 (lima) hari dalam 1 (satu) minggu.
3.
Kantor
Majelis Jemaat dibuka setiap hari kerja sebagai berikut :
3.1. Senin :
Libur
3.2. Selasa sampai dengan Sabtu : Jam 08.00 – 17.00 wib
3.3. Hari Minggu
dan hari libur resmi : Libur
4.
Diluar jam
kerja tersebut dalam ayat 1 pasal ini merupakan kerja lembur.
5.
Kerja Lembur
adalah pekerjaan yang dilakukan karyawan diluar jam kerja atau pada hari libur
resmi atau diluar hari kerja.
6. Upah kerja lembur mengacu pada Tata Gereja GPIB
yang berlaku.
Pasal 10
Ketentuan Penutup
1.
Peraturan
Pelaksanaan Majelis Jemaat ini berlaku sejak tanggal disahkan oleh Majelis
Sinode GPIB.
2.
Hal-hal yang belum diatur dalam Peraturan Pelaksanaan Majelis
Jemaat ini akan diatur dan ditetapkan dalam Sidang Majelis Jemaat.
3.
Dengan
berlakunya Peraturan Pelaksanaan Majelis Jemaat ini, maka semua peraturan lain
yang mengatur tentang Kantor Majelis Jemaat dan Kepegawaian, dinyatakan tidak
berlaku lagi.
Ditetapkan
di : Balikpapan
Pada tanggal : 27
April 2012
MAJELIS
JEMAAT GPIB JEMAAT “GETSEMANI” BALIKPAPAN
PELAKSANA
HARIAN
Pdt. I. Nyoman Djepun, S.Th. Pnt.
Nova Karyoto Pangau,
SH.
Ketua Sekretaris
Disahkan pada tanggal
08 Juli 2014
Oleh
Majelis
Sinode
Gereja Protestan di Indonesia
bagian Barat
Pdt. M. F. Manuhutu, M.Th. Pdt. Adriaan
Pitoy, M.Min.
Ketua Umum
Sekretaris Umum
x
